Auto save در اکسل یا همان ذخیره خودکار قابلیتی است که در Microsoft Excel، Microsoft Word، PowerPoint و Office 365 موجود است که می‌تواند فایل‌های شما را به طور خودکار در یک بازه زمانی معین هنگام کار ذخیره کند.
Auto save در اکسل
در مایکروسافت آفیس، می‌توانید از گزینه‌ی Auto save در اکسل ( یا همان AutoRecover) برای نگهداری موقت تغییرات در یک فهرست در حافظه محلی کامپیوتر خود استفاده کنید. شما می‌توانید مکان ذخیره خودکار را به صورت انعطاف‌پذیر تغییر دهید. در مایکروسافت 365، هنگامی که فایلی در OneDrive، OneDrive برای کسب‌وکار یا SharePoint Online ذخیره می‌شود، ذخیره خودکار به طور پیش‌فرض فعال خواهد شد.
با فعال بودن ذخیره خودکار، اکسل فایل شما را در صورت بروز مشکل مورد انتظار مانند خرابی برنامه، قطع ناگهانی برق یا خرابی سیستم حفظ می‌کند که از حداقل اطلاعات شما محافظت می‌نماید.
تنظیمات Auto save در اکسل
برای فعال سازی ذخیره خودکار در اکسل باید مسیر زیر را دنبال کنید:
- به تب FILE رفته و از منوی FILE گزینه Options را انتخاب کنید.
- روی Save در سمت چپ کادر گفتگوی Excel Options کلیک کنید.
- اطمینان حاصل کنید که هم Save AutoRecover اطلاعات هر X دقیقه و هم Keep the last autosaved version if I close without save تیک خورده باشند.
- روی OK کلیک کنید.
به‌طور پیش‌فرض، ویژگی «بازیابی خودکار» طوری تنظیم شده است که هر 10 دقیقه به‌طور خودکار تغییرات را در work sheet ذخیره می‌کند. می‌توانید این فاصله‌ی زمانی را به دلخواه کوتاه یا طولانی کنید و بعد می‌توانید محل فایل بازیابی خودکار اکسل را نیز تغییر دهید و استثناهای بازیابی خودکار را مشخص کنید.
نکته: اگر می‌خواهید در صورت خاموشی یا قطع برق، امنیت بیشتری داشته باشید، باید فاصله زمانی ذخیره اطلاعات را کاهش دهید. هرچه سند بیشتر ذخیره شود، هرچه نسخه‌های بیشتری داشته باشید، شانس بیشتری برای بازگرداندن همه تغییرات وجود دارد.
اکنون هنگامی که اکسل برای ذخیره خودکار و بازیابی خودکار اسناد شما پیکربندی و تنظیم شده است، هنگامی که مشکلی پیش بیاید به راحتی فایل را بازیابی خواهید کرد. در ادامه این مقاله، نحوه بازیابی فایل‌های جدیدی که ایجاد کرده‌اید و فایل‌هایی که قبلاً ذخیره کرده‌اید را خواهید آموخت.
بازیابی فایل ذخیره نشده در اکسل
فرض کنید روی یک سند جدید در اکسل کار می‌کنید و برنامه به طور غیرمنتظره‌ای قفل می‌شود یا از کار می‌افتد. در عرض چند ثانیه متوجه می‌شوید که worksheet را ذخیره نکرده‌اید. جای نگرانی نیست چون اکسل قابلیت بازیابی خودکار شیت یا اسناد ذخیره نشده را دارد که مراحل فعال سازی آن به صورت زیر است:
- به FILE -> Open بروید.
- Recent Workbooks را انتخاب کنید.
- به پایین اسکرول کرده و روی دکمه Recover Unsaved Workbooks در پایین لیست کلیک کنید.
با انجام مراحل بالا عمل بازیابی فایل ذخیره نشده انجام خواهد شد.
توجه داشته باشید. همچنین می‌توانید به FILE – > Info بروید، منوی کشویی Manage Workbooks را باز کرده و از منو گزینه Recover Unsaved Workbooks را انتخاب کنید.
- هنگامی که کادر محاوره‌ای باز می‌شود، فقط فایل مورد نیاز را انتخاب کرده و روی Open کلیک کنید. سند در اکسل باز می‌شود و برنامه از شما می‌خواهد آن را ذخیره کنید. بر روی دکمه Save As در نوار زرد رنگ بالای کاربرگ خود کلیک کرده و فایل را در محل مورد نظر ذخیره کنید.
Excel vba در اکسل
ذخیره خودکار یا Auto save در اکسل یک ویژگی شگفت انگیز است و کار با اکسل را با دانستن اینکه داده ها از بین نخواهند رفت، بسیار بدون استرس می کند. اگر آفیس 365 ندارید (به این معنی که ویژگی ذخیره خودکار را هم ندارید)، باید به ویژگی بازیابی خودکار اکسل تکیه کنید.
گزینه دیگری که می‌توانید از آن استفاده کنید، داشتن یک کد VBA ساده است که مطمئن می شود فایل شما قبل از بستن آن ذخیره شده است. این تضمین می‌کند که کار خود را از دست نمی دهید زیرا فایل را قبل از ذخیره آن بسته اید.
توجه: استفاده از این ویژگی تنها در صورتی منطقی است که از Office 365 با OneDrive یا SharePoint استفاده نکنید. با این ویژگی همیشه می‌توانید به نسخه های قبلی برگردید و به هر حال فایل‌های شما به طور خودکار ذخیره می شوند.
در زیر مراحل استفاده از VBA برای ذخیره یک فایل قبل از بستن workbook آمده است:
- Workbook را که می‌خواهید این کد VBA را قبل از بسته شدن فعال کرده، باز کنید.
- کلید ALT را نگه دارید و کلید(F11 یا Command + Option + F11 در مک) را فشار دهید. با این کار ویرایشگر VB باز می شود.
- بر روی شی ThisWorkbook Object دوبار کلیک نمایید (برای فایلی که می‌خواهید این کد را در آن اضافه کنید) در Project Explorer کلیک کنید.
- کد زیر را در پنجره کد ThisWorkbook کپی و جایگذاری کنید:
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
ThisWorkbook.Save
End Sub
مانند تصویر زیر:
- ویرایشگر VB را ببندید
کد را کپی کرده و در پنجره کد Thisworkbook در AutoSave در اکسل قرار دهید.
اکنون، هنگامی که هر تغییری در work book ایجاد می‌شود و آن را قبل از ذخیره می‌بندید، ابتدا این کد را اجرا کنید (زیرا این یک رویداد VBA است که بر اساس یک رویداد اجرا می‌شود، که در این مورد work book بسته می‌شود). این کد ابتدا شیت یا فایل را ذخیره می‌کند و سپس آن را می بندد. در صورتی که قبلاً فایل را ذخیره نکرده‌اید، یک اعلان نشان می‌دهد که از شما می‌خواهد مکان ذخیره‌سازی فایل را مشخص کنید.
در صورتی که نمی‌خواهید فایل موجود خود را بازنویسی کنید، می‌توانید کد را به گونه ای تغییر دهید که فایل را با timestamp ذخیره کند. به این ترتیب کار شما گم نمی‌شود و همچنین می‌توانید به نسخه قبلی برگردید.مدر زیر کد VBA وجود دارد که فایل را با تاریخ و timestamp در نام فایل ذخیره می‌کند:
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
wbname = ThisWorkbook.Name
timestamp = Format(Now, “ddmmmyyy-hhmmss”)
ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname
End Sub
سؤالات متداول درباره Excel AutoSave
هنگامی که از Auto save در اکسل استفاده می‌کنید، ممکن است با مشکلات و سؤالات زیر مواجه شوید. بیایید آن‌ها را با هم بررسی کنیم.
چرا نمی‌توانم ذخیره خودکار را در اکسل فعال کنم؟
تنظیمات ذخیره خودکار ممکن است برای برخی از فایل‌ها، به خصوص فایل‌های بزرگ، یا فایل‌های ذخیره شده در SharePoint کار نکند. می‌توانید به) ( File > Options > Save بروید و دوباره کادر ذخیره خودکار را علامت بزنید.
چگونه می‌توان محل ذخیره خودکار را در اکسل تغییر داد؟
معمولاً مسیر مکان فایل AutoRecover C:\Users\Owner\AppData\Roaming\Microsoft\Excel است. به روش‌های زیر می‌توانید مکان فایل را به‌دلخواه تغییر دهید.
- اکسل را باز کنید. روی “File > Options” کلیک کنید (در Excel 2007، روی دکمه Office > Excel Options کلیک کنید).
- روی Save در نوار سمت چپ کلیک کرده و ” AutoRecover file location ” را پیدا کنید.
- مسیر پیش‌فرض را حذف کرده و مکان خود را وارد کرده و برای ذخیره تغییرات روی “OK” کلیک کنید.
چگونه ذخیره خودکار را در اکسل غیرفعال کنیم؟
روش disable AutoSave مانند روش فعال کردن آن است. می‌توانید مراحل روشن کردن ذخیره خودکار در اکسل 2016 را دنبال کرده تا گزینه ذخیره خودکار را پیدا کنید و سپس تیک آن را بردارید.
