- در برنامه outlook به منوی فایل رفته و گزینه options را انتخاب کنید.
- در فرم ظاهر شده به قسمت زیر بروید
- در outlook ایمیل ها به صورت پیش فرض آرشیو می گردند. غیرفعال و یا فعال نمودن این قابلیت با روش زیر امکان پذیر می باشد. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می نمایید ایمیل ها هر 14 روز یکبار آرشیو می گردند که این تعداد روز از بخش”Run Auto Archive every”قابل تغییر می باشد در بخش “Clean Out items older than” می توان برای حذف ایمیل های قدیمی تر نیز زمان تعیین نمود همانطور هم که مشاهده می نمایید مقدار پیش فرض آن 6 ماه است و پس از 6 ماه ایمیل های مربوطه را از outlook حذف می نماید. دقت داشته باشید زمانی که برای auto Archive در نظر می گیرید بهتر است کمتر از این مدت باشد چون درصورتی که ایمیل ها حذف گردند دیگر بدان ها دسترسی نخواهید داشت. پس از اینکه تنظیمات دلخواه خود را در این فرم انجام دادید در آخر دکمه “Ok” را انتخاب نمایید. بدین ترتیب ایمیل ها بصورت خودکار در برنامه Outlook آرشیو می گردند.
- اما شیوه دیگری که برای آرشیو ایمیل ها مورد استفاده قرار می گیرد، شیوه دستی است که بصورت دستی ایمیل ها آرشیو می گردد. برای این کار از منوی”File” وارد گزینه”Info” شده سپس روی گزینه “Cleanup tools”کلیک نموده و از لیست ظاهر شده گزینه “Archive” را انتخاب نمایید
- پوشه مورد نظری را که می خواهید آرشیو نمایید را انتخاب نموده و اگر در این لیست آیتم “Personal Folders”را انتخاب نمایید در واقع بالاترین سطح موجود است که با انتخاب آن تمام آیتم های موجود به یک دیتافایل جدید منتقل می گردند و در انتها “Ok”نمایید. البته راه دیگری هم وجود دارد که از تمام برنامه outlookخود بک آپ بگیرید. برای انجام اینکار می بایست دیتافایل مربوط به برنامه outlookرا در مکانی دیگری کپی نمایید و با این کار هر زمان نیاز به آن ایمیل ها بود کافیست آن فایل pst را در برنامه outlookاجرا نمایید.
