در مقاله فناوری ویپ، این سیستم را به زبان ساده به شما معرفی کردیم. Voip (ویپ) سیستمی است که در آن صدا و مکالمات به شکل دیتا بر روی شبکه IP و در نهایت به صورت دیجیتال منتقل می شود. در این مقاله قصد داریم امکانات voip را در اختیار شما قرار دهیم. قطعا پیش از هر چیز باید ویژگی ها و امکانات voip را بشناسید، تا دلیلی برای نصب و راه اندازی آن در سازمانتان داشته باشید. با مطالعه این مقاله، قطعا از توانایی ها و امکانات ویپ متحیر خواهید شد.
ویپ چه امکاناتی را در اختیار شما قرار می دهد؟
کاهش هزینه های تماس
مهمترین امتیاز و امکانات voip، کاهش هزینه تماس های یک سازمان است. یکی از دغدغه های تمام سازمان های کوچک و بزرگ، هزینه های تماس است. این هزینه مربوط به تماس های درون سازمانی یا برون سازمانی و حتی تماس های بین الملل می شود. هر چه سازمان شما بزرگتر و دایره تماس های شما بیشتر بیشتر، قطعا هزینه های تماس تماس بیشتر است. استفاده از سیستم Voip هزینه کمتری نسبت به سیستم تماس های سنتی و آنالوگ به همراه دارد. زیرا از یک شبکه واحد برای انتقال صدا و سایر داده ها استفاده می کند. در واقع با راه اندازی سیستم ویپ، برای تمام تماس های صوتی و تصویری داخلی و بین المللی، فقط هزینه شارژ اینترنت را پرداخت خواهید کرد.
هدایت تماس (Call forwarding)
ارسال یا هدایت تماس، یکی از ویژگی های خوب ویپ برای شرکت ها است. زیرا باعث می شود هیچ تماسی از دست نرود و تماس مشتری ها بدون پاسخ نماند. گاهی ممکن است پشت میز کارتان حضور نداشته باشید، یا به هر دلیلی در محل کارتان نباشید. اما شما به عنوان یک فرد متعهد باید پاسخگوی مشتریان خود باشید. بنابراین با استفاده از این ویژگی ویپ می توانید تمام تماس های ورودی که به خط شما گرفته شده را، به صورت خودکار به شماره ای که خودتان انتخاب می کنید، هدایت نمایید.
نگه داشتن و انتقال تماس (Call hold and transfer)
نگه داشتن تماس و انتقال آن نیز یکی از جذاب ترین ویژگی های تمام سیستم های تلفنی است. گاهی ممکن است فردی با شما تماس بگیرد و شما برای بررسی نیاز یا خواسته او نیاز به کمی زمان دارید. بنابراین مجبور خواهید بود او را کمی پشت خط منتظر نگه دارید. در این حالت فرد تماس گیرنده در انتظار پاسخ مجدد شما قرار می‌گیرد. در حالی که تماس قطع نمی شود. حتی شما می توانید تماس را به شماره دیگری انتقال دهید که این کار با استفاده از کلید transfer انجام می شود.
امکان ضبط مکالمات (Call recording)
ضبط مکالمات و تماس های ورودی یکی دیگر از امکانات voip است. ضبط اطلاعات با دلایل و اهداف مختلفی انجام می گیرد.
به عنوان مثال ضبط تماس و مکالمه برای تیم بازاریابی یک شرکت از اهمیت بسیای برخوردار است. زیرا از این طریق میتوانند نیازهای واقعی مشتری را شناسایی، بررسی و کنترل کنند.
اگر زمانی مشتری از پاسخگویی تیم پشتیبانی یا هر بخش دیگر ناراضی باشد، تماس های ضبط شده می تواند صحت این موضوع را بررسی کند. ضبط تماس ها، هم در فضای ابری و هم در کارت های حافظه انجام می گیرد. (استفاده از کارت های حافظه به دلیل دسترسی آسان، مناسب تر است).
پاسخگویی خودکار به تماس ها
یکی از امکانات voip پاسخگویی خودکار است. احتمالا شما هم قبلا این تجربه را داشته اید که به یک شرکت یا سازمانی تماس بگیرید و یک صدای گویا شما را هنمایی کند تا با شماره داخلی یا کارشناس مورد نظر، زودتر ارتباط برقرار کنید. با وارد کردن این صدای گویا به سیستم تلفن ویپ، عملا دیگر نیازی به منشی دفتر ندارید.
پاسخگویی خودکار در زمانی که تماس های ورودی زیاد باشد، ترافیک تماس را به حداکثر می رساند. بدون آنکه خط تلفن شما اشغال شود، به همه تماس ها و به نوبت پاسخ می دهد.
پیام صوتی (voicemail)
پست صوتی یکی از ویژگی های voip است که با فعال کردن آن، در صورتی که به هر دلیلی در دسترس نباشید، مخاطب می تواند پیام خود را برای شما ارسال کرده و این پیام به ایمیل سازمانی شما ارسال می شود. بدین صورت هم مشتری توانسته نیاز خود را در همان زمان به شما اعلام کند و هم مشتری را از دست نداده اید. این ویژگی برای ارائه خدمات پس از فروش واقعا کاربردی است.
شما می توانید برای تماس گیرندگان، پیام های صوتی مناسبتی ایجاد کنید تا در هنگام پیام گذاشتن، آن را بشنوند.
ادغام VoIP با سایر ابزارها
شما می توانید سیستم ویپ سازمانی تان را با سایر ابزارها مثل سیستم CRM نیز ادغام کنید. این ویژگی ویپ عملکرد سازمان شما را افزایش می دهد. این ادغاب موجب می شود تا اطلاعات فرد تماس‌گیرنده در نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM ذخیره شود. این ویژگی برای تیم فروش یک سازمان کاملا مناسب و البته بسیار حرفه ای است.
آهنگ انتظار
آهنگ انتظار یکی دیگر از امکانات voip است. برخی از کسب و کارها ترافیک تماس بسیاری دارند. در نتیجه تماس گیرندگان مدت زمان بیشتری را باید در انتظار بر قراری تماس بمانند. اغلب افراد خیلی حوصله منتظر ماندن را ندارند. گاهی هم ممکن است تصور کنند که تماس قطع شده است. این ویژگی ویپ بتعث می شود تا حوصله مخاطب سر نرود و در حقیقت او را به آرامش و صبوری دعوت می کنید. همچنین مطمئن خواهد شد که تماس بر قرار نشده و باید منتظر بماند. در حقیقت این انتظار را برای مشتریانتان دلنشین تر کنید.
کنفرانس صوتی
کنفرانس صوتی نیز یکی از جذاب ترین امکانات voip است. برخی مشاغل مثل فروشگاه ها و برند ها، چند شعبه دارند. یا برخی از ادارات و سازمان ها (مثل برخی داشگاه ها) از چند ساختمان دور از هم تشکیل می شود. گاهی لازم است با شرکا یا سایر بیزینس ها همکاری داشته و نیاز به جلسات فوری پیش می آید. حتی گاهی بیزینس ها بین المللی است. برای تمام این مشاغل نیاز به جلسات و کنفراس صوتی با ده ها نفر دیگر یک جلسه غیر حضوری و از راه دور دارید. کنفرانس صوتی عاملی برای صرفه جویی در زمان و هزینه است.
برای کنفرانس صوتی ویپ به یک هدفون نیاز دارید تا بدون در دست گرفتن گوشی تلفن، جلسه راحت تری داشته باشید. این کنفرانس ها شبیه به تماس های تلفنی است.
کنفرانس تصویری
کنفرانس تصویری در واقع یه تماس تصویری است که مخاطب پشت خط را میبینید و با او به صورت دیداری صحبت خواهید کرد، بدون اینکه در نزدیکی او باشید. این سبک مکالمات، نسبت به کنفرانس های صوتی از محبوبیت ببشتری برخوردار است. زیرا علاوه بر صدا، دیدن تصاویر مخاطب جذاب تر است. شما می توانید حالات طرف مقابل را ببینید و به منظور او زودتر پی ببرید. علاوه بر آن اطلاعات، اسناد، تصاویر و فایل های مورد نظر خود (مانند پاورپوینت) را با دیگران به اشتراک بگذارید. بدین صورت یک جلسه کاری موفق تری خواهید داشت.
ویژگی DND
واژه DND (Do Not Disturb) به معنی “مزاحم نشوید”، جزو یکی از امکانات voipاست. این ویژگی زمانی کاربرد دارد که به هر دلیلی نمیتوانید به تماس های ورودی پاسخ دهید. با فعال کردن این ویژگی، دیگر هیچ یک از تماس ها به شما وصل نمی شوند. بلکه تمام تماس ها به صورت رندوم به سایر شماره های داخلی هدایت می شوند.
ویژگی باز کردن درب
نعجب نکنید. این یک ویژگی ویپ است و به شما امکان می دهد تا با اتصال ویپ به آیفون درب ساختمان محل کار یا منزل، به راحتی با فرد مراجعه کننده ارتباط برقرار کنید. همچنین، ویژگی door phone با آیفون های تصویری نیز سازگار است و به شما در شناسایی هویت فرد مراجعه کننده کمک می‌کند. از این ویژگی برای امنیت محل کارتان می توانید استفاده کنید.
ویژگی Barge-in
ویژگی Barge-inیکی از جذابترین امکانات voip است. بدین صورت که ممکن است فردی با شما تماس بگیرد و از شما سوالاتی می‌کند که در تخصص شما نیست. شما برای آنکه فرد تماس‌گیرنده متوجه کم بودن اطلاعات شما نشود باید کاری کنید. برای آنکه در همان لحظه پاسخ آن فرد را بدهید، بدون آنکه حتی او را به حالت انتظار تماس بفرستید، با یکی از همکارنتان که اطلاعات کافی در مورد موضوع دارد وصل می شوید. فرد تماس‌گیرنده به هیچ وجه صدای همکارتان را نمی شنود. در حالی که همکار شما در حال صحبت کردن و راهنمایی دادن به شماست. این مفهوم ویژگی Barge-in است.
